Wie lange vorher Einladungen verschicken? Fristen je Anlass
Vom Kindergeburtstag bis zur Hochzeit: So viele Wochen vorher verschickst du die Einladung, und so setzt du die Antwortfrist. Mit Fristen für jeden Anlass.
Team Invitedd 6 Min. Lesezeit
Kurz gesagt: Verschicke die Einladung zu einem Geburtstag oder einem Essen drei bis vier Wochen vorher, zum Kindergeburtstag zwei bis drei Wochen vorher und zur Hochzeit etwa drei Monate vorher, mit einem Save the Date sechs bis zwölf Monate vor dem Tag. Je größer die Feier, je weiter die Anreise und je voller die Jahreszeit, desto früher lädst du ein. Hier findest du für jeden Anlass die passende Frist, den richtigen Zeitpunkt für die Antwortfrist und einen Plan für den Fall, dass du spät dran bist.
Fristen je Anlass
Essen oder Umtrunk zu Hause: ein bis zwei Wochen vorher.
Geburtstag: drei bis vier Wochen. Für eine große Feier in einer Location, etwa zum 30., 40. oder 50. Geburtstag, vier bis sechs Wochen.
Kindergeburtstag: zwei bis drei Wochen. Früher geht die Einladung im Ranzen oder im Elternchat unter, später sind die Nachmittage oft schon mit anderen Geburtstagen belegt.
Babyparty: drei bis vier Wochen, abgestimmt mit den werdenden Eltern.
Kommunion oder Konfirmation: sechs bis acht Wochen. Diese Feiern liegen im Frühjahr oft an denselben Wochenenden, und viele Familien bekommen mehrere Einladungen.
Firmenfeier oder Weihnachtsfeier: sechs bis acht Wochen. Im November und Dezember füllen sich die Kalender von Kolleginnen und Kollegen schnell.
Jubiläum oder Ruhestandsfeier: vier bis sechs Wochen.
Hochzeit: ein Save the Date sechs bis zwölf Monate vorher, die Einladung selbst etwa drei Monate vor dem Tag und spätestens acht Wochen vorher. Heiratest du im Ausland oder in der Ferienzeit, verschickst du das Save the Date besser zum früheren Zeitpunkt.
Warum zu früh auch nicht funktioniert
Eine Geburtstagseinladung, die drei Monate vorher ankommt, wird gelesen, freundlich beantwortet und dann vergessen. Die meisten Menschen planen ihre Wochenenden nur ein paar Wochen im Voraus. Wer zu früh einlädt, bekommt deshalb häufiger kurzfristige Absagen und Gäste, die am Tag selbst noch fragen, wann es eigentlich losgeht. Möchtest du einen Termin trotzdem früh festhalten, verschicke zuerst ein kurzes Save the Date und später die eigentliche Einladung mit allen Details.
Save the Date oder direkt die Einladung?
Ein Save the Date lohnt sich, wenn Gäste etwas organisieren müssen: eine Übernachtung, Urlaub, eine Betreuung für die Kinder oder eine längere Anreise. Bei einer Hochzeit, einem großen Jubiläum oder einer Feier im Ausland ist das fast immer der Fall. Für einen Geburtstag oder Kindergeburtstag brauchst du keins. Halte es kurz: wer, was, Datum und Ort, dazu der Hinweis, dass die Einladung folgt. Schicke ein Save the Date nur an Menschen, die du später auch wirklich einlädst, denn zurücknehmen ist unangenehm. Wie das digital geht, liest du unter Save the Date digital erstellen.
Wie viel Zeit du Gästen für die Antwort gibst
Bitte um eine Antwort bis zu einem festen Datum, nicht „so bald wie möglich“. Ein konkretes Datum wirkt verbindlicher, weil Gäste wissen, woran sie sind. Rechne dafür von dem Tag zurück, an dem du die Gästezahl weitergeben musst:
Ein Caterer oder Restaurant möchte die endgültige Zahl oft ein bis zwei Wochen vorher wissen. Lege die Antwortfrist dann auf drei Wochen vor der Feier.
Bei einer Hochzeit mit Sitzordnung brauchst du mehr Puffer: Bitte um eine Antwort vier bis sechs Wochen vor dem Tag.
Für einen Kindergeburtstag oder einen Abend zu Hause reicht eine Woche vorher.
Schreibe das Datum gut sichtbar in die Einladung, zum Beispiel: „Gib mir bitte bis zum 1. März Bescheid, ob du dabei bist.“ Wie du danach freundlich nachhakst, liest du in Gäste antworten nicht: so erinnerst du freundlich.
Ferien, Feiertage und volle Wochenenden
Fällt deine Feier in den Dezember, in die Zeit rund um Ostern oder Pfingsten oder in die Sommerferien, lade zwei Wochen früher ein als sonst. Das gilt auch für Wochenenden, an denen viele andere Feiern stattfinden, etwa die Kommunion- und Konfirmationswochenenden im Frühjahr oder die Weihnachtsfeiern im Dezember. Die Schulferien liegen je nach Bundesland unterschiedlich: Kommen deine Gäste aus mehreren Bundesländern, wirf vorher einen Blick in die Ferienkalender. Familien mit Kindern jonglieren in diesen Zeiten oft mehrere Einladungen. Wer zuerst fragt, bekommt meistens die erste Zusage.
Zu spät dran?
Das passiert: Die Feier ist in zehn Tagen und die Einladung ist noch nicht raus. Kein Grund, die Feier abzusagen. Verschicke sie noch heute und wähle einen Weg, den Gäste sofort sehen, zum Beispiel WhatsApp statt Post. Sprich die kurze Frist im Text einfach an: „Es ist etwas kurzfristig, aber wir würden uns sehr freuen, wenn du dabei bist.“ Rufe die Gäste, die du auf keinen Fall vermissen möchtest, persönlich an oder schreib ihnen direkt. Und lege die Antwortfrist näher als sonst, damit du trotzdem rechtzeitig weißt, mit wie vielen Personen du rechnen kannst.
Versenden in der Praxis
Eine digitale Einladung verschickst du genau dann, wenn du willst, ohne Druckerei und Postweg. Mit Invitedd erstellst du die Einladung in wenigen Minuten und teilst einen Link per WhatsApp, E-Mail oder in jedem anderen Messenger. Ändert sich später etwas, etwa die Anfangszeit, passt du es in der Einladung selbst an, und Gäste sehen beim Öffnen die aktuellen Angaben. Mit Premium antworten Gäste direkt auf der Einladung, und du siehst in der Gästeliste, wer kommt. Automatische Erinnerungen schicken Gästen, deren E-Mail-Adresse du hast, eine eingestellte Anzahl Tage vor der Feier eine E-Mail, auf Wunsch nur denen, die noch nicht geantwortet haben. Für den Text selbst hilft dir Einladungstext schreiben, für den Hochzeitstag die digitale Hochzeitseinladung.
Digitale Einladungen kannst du mit Invitedd kostenlos erstellen und mit beliebig vielen Gästen teilen. Rückmeldungen und Gästeverwaltung gehören zu Premium: einmalig 4,99 € pro Feier, kein Abo. Gäste öffnen den Link im Browser und brauchen kein Invitedd-Konto. Gratis und Premium im Überblick.
Häufige Fragen
Wie lange vorher lädt man zum Geburtstag ein? Drei bis vier Wochen vorher. Für eine große Feier in einer Location, im Dezember oder in den Sommerferien vier bis sechs Wochen.
Wann verschickt man die Hochzeitseinladung? Etwa drei Monate vor der Hochzeit, spätestens acht Wochen vorher. Ein Save the Date geht sechs bis zwölf Monate vorher raus, bei einer Hochzeit im Ausland eher zum früheren Zeitpunkt.
Wie lange vorher lädt man zum Kindergeburtstag ein? Zwei bis drei Wochen. Bitte die Eltern, eine Woche vorher Bescheid zu geben, ob ihr Kind kommt und ob es Allergien gibt. Alles für die Einladung selbst findest du bei der Einladung zum Kindergeburtstag.
Sind zwei Wochen vorher zu spät? Für ein Essen oder einen Abend zu Hause nicht. Für eine größere Feier ist es knapp, aber machbar: Verschicke digital, sprich die kurze Frist an und bitte innerhalb einer Woche um Antwort.
